Front Office, l’importanza di un servizio cordiale ed accogliente

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Che cos’è l’accoglienza? Quanto è importante il front office? Tantissimo, ancora di più se ti affidi a un servizio di spazi temporanei dove la segreteria non è soltanto l’ufficio che t’accoglie, ma anche il primo contatto che un cliente ha con l’azienda che quel business centre in quel momento rappresenta.

“Il front office svolge un ruolo decisivo. Il primo contatto è fondamentale: una telefonata, un incontro, un breve scambio di battute coinvolgono, da un lato, il cliente con le sue richieste e, dall'altro, l'operatore che accoglie la domanda. Un buon front office sarà in grado di trasmettere un eccellente immagine dell'organizzazione gettando così le basi per una fidelizzazione che duri nel tempo” racconta il team di lavoro di Executive Service che trova uno dei suoi punti di forza proprio nel servizio di accoglienza.

Le pr nella sua accessione più moderna hanno origini antiche. Già greci e romani parlavano di accoglienza come ‘l’arte di essere ospitali’. Da ieri a oggi, la strada è stata lunga, ma alcuni principi sono rimasti saldi.

“I compiti, le funzioni e la qualità del lavoro dell'operatore di front office sono legati al livello di organizzazione complessiva dei diversi uffici e servizi ed a quanto l'intera azienda riconosca e faciliti il lavoro di benvenuto e di risposta. È indispensabile costruire un gruppo di lavoro competente e motivato al contatto con l'utenza, oltre a realizzare un sistema diretto di comunicazione interna ed esterna”.

Cortesia, efficienza, obiettività, pazienza sono le qualità che consentono di impostare correttamente la relazione. “La figura del front office dovrà mostrarsi cordiale e disponibile, le sue mansioni sono infatti ascoltare il cliente, focalizzarsi sulle sue esigenze e richieste e trovare soluzioni adatte e corrispondenti. Per questo motivo l’aspetto caratteriale del professionista risulta particolarmente importante; doti come la pazienza, lo spirito di adattamento, la capacità di mediare, la capacità di comunicazione e la facilità di rapportarsi con gli altri sono davvero indispensabili”.

E non dimentichiamo anche la mimica e l’espressione del volto: “Gentilezza, comprensione, tolleranza, rafforzate da un'espressione del viso cordiale e da un atteggiamento disponibile, rappresentano la strategia vincente per gestire con successo la partenza del cliente”.