Virtual Office: quanti sanno davvero come utilizzarlo al meglio?

Virtual Office: quanti sanno davvero come utilizzarlo al meglio?

I servizi di Virtual Office sono sicuramente la risposta più attuale ed economicamente vantaggiosa per tutti coloro che vogliono dare un punto di riferimento stabile e professionale ad attività che magari poi vengono svolte tra le mura domestiche, o in località lontane dai punti nevralgici del business, o a chi per lavoro è costretto a muoversi continuamente.

Tuttavia questa è, tutto sommato, una realtà ancora abbastanza “di nicchia”, poiché sono moltissimi – soprattutto in Italia – quelli che ancora non conoscono per niente questo tipo di opportunità.

E spesso, purtroppo, anche tra coloro che un Ufficio Virtuale già ce l’hanno, permane una certa confusione che gli impedisce di trarre pieno vantaggio dalla vasta gamma di opzioni offerte da questo servizio.

Un esempio?  Parecchi attivano contratti di domiciliazione, pagano regolarmente l’abbonamento, ma poi…se ne dimenticano!!!   Sembra incredibile, eppure succede soprattutto con i servizi-base che consentono il solo uso dell’indirizzo postale del business centre per la ricezione della posta.  Se l’azienda o il professionista non riceve molta corrispondenza, o non si attiva per dare il giusto risalto al suo nuovo recapito tramite i canali di marketing tradizionali (sito web, pagine sui social network, carta intestata e materiale promozionale ecc.), davvero rischia di pagare per un servizio che poi resta…virtualmente inutilizzato!

Eccovi allora alcuni semplici consigli per trarre il massimo vantaggio dal vostro Ufficio Virtuale, e per far sì che i pochi euro spesi al mese per mantenere attivo il servizio siano il regalo più prezioso che possiate fare alla vostra attività:

  1. Un indirizzo prestigioso è un buon inizio, ma con un numero di telefono è meglio
    Avete attivato la domiciliazione della vostra attività presso un business center in una delle zone chiave di una grande città, e l’avete fatto sapere a tutti i vostri clienti e fornitori mettendo l’indirizzo in bella mostra sul sito, sulla pagina di Facebook e su tutto il vostro materiare promozionale.  Però pensate a quanto sarebbe più efficace rafforzare la vostra presenza a quell’indirizzo, se oltre al recapito postale ci fosse attiva anche una linea telefonica con delle operatrici che rispondano per vostro conto, col vostro nome, e raccolgano i messaggi che poi vi comunicheranno costantemente via email.  I vostri clienti e fornitori avrebbero davvero l’impressione che la vostra attività abbia sede lì a tutti gli effetti, e sia gestita in maniera impeccabile.

  2. Parola d’ordine: comunicazione!
    L’errore più comune – e grave – che i titolari di un Virtual Office compiono è quello sottovalutare l’importanza della comunicazione col business center, ed in particolare col personale addetto al front office.  Non dimenticate mai che nel momento in cui sottoscrivete questo tipo di contratto, segretarie e operatrici del Centro diventano automaticamente le vostre segretarie e operatrici personali.  Assumereste delle impiegate e le mettereste a lavorare nel vostro ufficio senza dar loro un minimo di informazione sul mestiere che svolgete?  Ne dubito.  Bene: non fatelo nemmeno con lo staff del business centre, che da quel momento in poi rappresenta voi e la vostra azienda a tutti gli effetti.
  1. Più dettagli = servizio migliore
    Non abbiate paura di fornire informazioni dettagliate alle operatici del centralino che riceveranno le chiamate per vostro conto.  Più saranno particolareggiate le istruzioni e migliore sarà la qualità della risposta telefonica che esse forniranno a chi chiama chiedendo di voi.  Se lo staff conosce la vostra attività, e sa come rispondere alle diverse richieste che possono arrivare per voi, o come gestire le emergenze, la credibilità della vostra impresa uscirà rafforzata.

  2. Mantenere contatti quotidiani col Business Center
    A che vi serve avere una casella postale se poi non passate mai a ritirare – o non vi fate spedire regolarmente – la posta che vi viene custodita?  Lo staff del Centro provvede ad avvertirvi se avete ricevuto comunicazioni importanti, raccomandate, telegrammi ecc.   Se lo desiderate vi può anche inviare una scansione del contenuto tramite email.  Ma è importante che la posta venga ritirata con regolarità, in modo che abbiate sempre il polso della situazione sotto controllo.  Lo stesso vale per i messaggi telefonici: siate chiari nell’impartire istruzioni sulle modalità di notifica delle chiamate che ricevete, in modo da non perdere mai nessun messaggio.  Ogni chiamata potrebbe rappresentare una svolta importante per il vostro business: mettetevi nella condizione di poterle gestire tutte nel minor tempo possibile.

  3. Un prezioso aiuto dalla tecnologia
    I business center offrono sempre ai loro clienti gli ultimi ritrovati in termini di tecnologia per agevolare il lavoro quotidiano.  E’ un peccato non approfittare delle opportunità che vengono offerte: collegamento internet per gestire la comunicazione veloce tra centro e cliente, tramite mail, che oggi può essere agevolmente letta su qualsiasi smartphone ovunque ci si trovi; sistemi di scansione e invio di documenti cartacei in formato elettronico; centralini intelligenti che trasferiscono le chiamate a numeri preimpostati senza che il chiamante si accorga dell’inoltro, oppure trasferimenti manuali tramite operatrice che gestisce la chiamata con competenza.  Tutto questo è stato pensato per dare al vostro Ufficio Virtuale un’impronta di impeccabile professionalità.  Pensate di poterne fare a meno?

Un servizio di Virtual Office è il miglior alleato che il vostro business possa trovare per lasciarvi il tempo di dedicare la vostra attenzione a pianificare strategie di crescita o seguire i clienti chiave.  Tutta la gestione quotidiana del back office può essere tranquillamente affidata alle mani esperte del personale del business centre.  Purché, però, voi teniate un occhio sempre vigile e attento su quanto accade nel vostro ufficio virtuale.